Parapheur électronique pour les collectivités
Qualigraf commercialise des solutions métiers pour la gestion des rapports, délibérations, arrêtés et décisions. Les collectivités territoriales utilisent de leur côté des parapheurs électroniques pour collectivité.
Le contexte
Lors de la mise en place d’un outil dématérialisé de gestion d’un processus métier, la mairie, l’établissement public ou le département, intègre souvent un parapheur électronique pour collectivité dans leurs objectifs mais sans nécessairement parvenir à son effectivité.
Depuis quasiment 30 ans, Qualigraf informatise la gestion des rapports et délibérations, avec des attentes fortes exprimées par les collectivités d’intégration d’un parapheur électronique pour collectivité dans le système ; la réalité est souvent très éloignée.
L’organisation à mettre en œuvre pour un parapheur électronique pour collectivité nécessite un accompagnement et une clarté dans les processus que toutes les collectivités ne sont pas toujours certaines de mettre en œuvre ou d’en disposer. Qualigraf, de par son expérience, notamment avec GEDélibération à partir de 1995, a toujours accompagné les collectivités. Les workflow, ou circuits de visas, ont été les premières version de parapheur électronique pour collectivité mises en œuvre ; ils tendaient généralement à dupliquer en électronique un système papier.
La solution de gestion des délibérations : logiciel KDelib
L’expérience multiple engagée avec le parapheur électronique pour collectivité a abouti à produire des versions souples des circuits de visa, mieux adaptées à la réalité des collectivités. Avec l’apparition de parapheur électronique pour collectivité, le système est devenu plus professionnel. La dématérialisation des bons de commandes et engagements a souvent été, pour la collectivité, le début de la réflexion puis de la mise en œuvre d’un véritable parapheur électronique pour collectivité.
Dès lors, une interrogation est survenue sur la nécessité de doubler les workflow présents dans KDélib avec un parapheur électronique pour collectivité ; la conclusion est que la multitude de parapheurs électroniques pour collectivité déjà activés au sein même des collectivités ne rendait pas cette option pertinente, voire même complexifiait le système d’information du fait de l’existence de doublon.
Au quotidien
Le principe retenu par Qualigraf a été de s’intéresser au cycle de vie du document afin de ne pas alourdir les processus métiers tout en permettant concomitamment d’assurer la traçabilité des actions opérées et également leur intangibilité une fois la durée d’utilisation administrative enclenchée. Proche de la problématique des systèmes d’archivage électronique, le parapheur électronique pour collectivité doit en effet permettre de garantir son caractère inaltérable tout en s’adaptant au quotidien à la vie de la collectivité et aux impératifs liés aux mandats des élus, ainsi qu’aux élus en tant que personnes, par toujours en confiance avec les outils numériques.
De ce constat, des interfaces sont nées entre KDélib et le parapheur électronique pour collectivité répondant ainsi à la double obligation d’usage et praticité et de sécurisation des processus et documents. La limitation a été de définir quels processus ressortent du champ de KDélib et quels processus ressortent du champ du parapheur électronique pour collectivité.
En conlusion
In fine, avec de l’accompagnement, chaque collectivité peut désormais mettre en œuvre le meilleur des solutions informatiques, avec KDélib pour la gestion quodienne, le parapheur électronique pour collectivité pour la traçabilité certaine, puis NETélib et les systèmes d’archivage électronique connexes pour l’accès à l’information sur le moyen et long terme.
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