Témoignage Ville de Pierrefeu-du-Var

1.Quelles sont les raisons du choix de la KBox ?

« Notre commune a très vite fait le choix de dématérialiser nos envois d’ordres du jour de nos conseils municipaux. On le sait ces envois, qui se faisaient il n’y a pas si longtemps, mobilisaient nos agents de la police municipale pour aller porter les plis à nos élus et nécessitaient un grand nombre de copie papier, qui bien souvent ne sont pas lues en intégralité par leur destinataire.

Avec la modification de l’article 2121-10 du CGCT, rendant la dématérialisation des envois la règle depuis décembre 2019,  notre choix s’est porté sur KBOX, après une approche faite auprès de notre communauté de communes Méditerranée porte des Maures. Ce système de plateforme permettait de remplir les missions attendues auprès de nos élus communautaire. Etendre cette solution à nos élus communaux en mutualisant les envois de notre intercommunalité sur un même support facile à appréhendé, nous paraissait un gain de temps pour la mise en place de cette solution de dématérialisation mais aussi de la formation de nos élus. »

2.Quels sont les impacts ? (économies réalisées, gain de temps)

« Les économies peuvent s’entendre principalement sur le gain de copies non réalisées dans le cadre de l’envoi des ordres du jour, surtout ceux concernant les votes des budgets.

Les agents chargés de rédiger les ordres du jour des différentes assemblées ou réunions, peuvent anticiper très en amont leur formulation, stocker les documents sur la plateforme et le jour de J, sélectionner les destinataires pour leur envoyer l’ensemble des documents .

Le formalisme retenu sur la plateforme permet d’habituer les élus ou autres destinataires dans une lecture rapide des documents envoyés, notamment pour trouver les annexes ou en raison de l’enregistrement possible des documents reçus pour pouvoir les consulter plus en détail.

Enfin la plateforme permet aussi d’avoir rapidement et dès l’envoi des ordres du jour un retour sur les présences attendues lors des séances. Ceci permettant de voir si un quorum est atteint pour maintenir ou reporter la réunion.  Enfin la sécurisation des envois à partir de la plateforme permet d’avoir une certitude sur la réception des convocations même si les destinataires sont en mobilité. »

3.Quelle approche avez-vous adoptée pour le déploiement de la KBox ?

« Afin de développer ce moyen dématérialisé d’envois de documents, nous avons fait le choix indispensable de doter nos élus de moyens (tablettes) de pouvoir recevoir sur liaison wifi, les convocations et ordres du jour. A partir de cela et après une formation dispensée par petits groupes par notre distributeur et adaptée à nos élus, nous avons pu généraliser nos envois sous forme dématérialisée afin d’éviter tout retour en arrière sur la méthode choisie.

Depuis le formalisme dématérialisé est bien entré dans les habitudes de nos élus qui se sont bien adaptés à ce nouveau mode de communication. »