Convocation Électronique des Élus : Simplifiez vos processus avec notre solution SaaS
KBox permet aux élus de recevoir la convocation électronique aux séances de conseil.
Disponible 24/7, elle les accompagne ainsi au quotidien dans toutes leurs missions.
100% Cloud : Les documents et les notes sont sauvegardés dans un espace personnel sur le cloud. En conséquence, cet espace est hautement sécurisé et associé à un hébergement durci dans 3 data-centers franciliens de classe opérateur.
Valeur probante : La KBox garantit la valeur probante des dépôts et la traçabilité des envois et des téléchargements dans le cadre de la convocation électronique des élus.
Travail en mobilité : Avec ou sans réseau, vous consultez et annotez vos documents dans votre KBox.
Les avantages
Témoignages
Disponible sur tous les smartphones et tablettes
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La convocation électronique des élus par Qualigraf
Qualigraf a créé la solution KBox, la convocation électronique des élus pour répondre à un besoin croissant de dématérialisation de la part des élus et des collectivités territoriales. En effet, il n’était plus possible, et particulièrement pour les élus multi-mandats de se déplacer avec les montagnes d’ordre du jour correspondant aux différentes séances auxquelles ils assistent.
Dans ces circonstances, Qualigraf met, depuis 2010, à disposition de l’ensemble des élus une solution qui les accompagne dans l’ensemble de leurs missions. A commencer par la convocation électronique pour un conseil municipal par exemple.
Outre la convocation, elle leur permet grâce à une prise en main extrêmement simple de consulter, d’annoter leurs documents. De surcroit, elle leur permet de partager leur travail avec d’autres élus de manière électronique dans un esprit de travail collaboratif.
Enfin, tous les documents sont sauvegardés et téléchargeables depuis un espace personnel dédié aux élus sur le cloud. Grâce à un hébergement dans des data centers répliqués en région parisienne, celui-ci est sécurisé.
Une solution complète
Premièrement, la solution inclut tous les modules de travail nécessaires à un travail collaboratif auquel les élus sont habitués :
- Réception et consultation des documents
- Fonction de recherches
- Annotation des documents
- Envoi d’extraits de documents
- Mode conversation à deux ou à plusieurs
- Partage des notes
Une convocation à valeur probante
KBox a été développé dans le respect le plus strict du code général des collectivités territoriales (CGCT) et des obligations des élus.
Ainsi lorsque le service des assemblées envoie la convocation électronique aux élus, un PDF horodaté est généré automatiquement et fait preuve d’envoi. La convocation électronique est de ce fait parfaitement tracée.
La législation au niveau municipal
La législation du 1er janvier 2005, modifiant l’article L.2121-13 du Code général des collectivités territoriales (CGCT), a ouvert la voie à la numérisation des convocations pour les conseillers municipaux. Selon cet article, « Toute convocation est faite par le maire… Elle est adressée par écrit, sous quelque forme que ce soit, au domicile des conseillers municipaux, sauf s’ils font le choix d’une autre adresse. »
Cette modification législative indique que les convocations peuvent être envoyées non seulement en format papier mais également en format numérique, tirant ainsi parti des avancées technologiques. Bien que la loi consacre la légalité des convocations numériques, elle ne fournit pas de cadre spécifique pour ces envois électroniques.
En l’absence de directives claires, une réponse ministérielle du 21 mai 2009 a souligné l’importance d’assurer que tous les conseillers municipaux puissent recevoir leurs convocations de manière accessible. Il revient donc aux maires, en accord avec les conseillers, de définir les modalités de ces convocations. Cela peut être réalisé par e-mail ou via une plateforme dédiée comme « KBox ». En cas de désaccord, l’option papier reste valide.
Pour réduire les risques de contestations légales, des plateformes comme « KBox » offrent une sécurité juridique renforcée en assurant la conformité aux exigences réglementaires, notamment en ce qui concerne la datation et la traçabilité des convocations.
la législation au niveau Départemental et Régional
Les articles L.3121-19 et L.4132-18 du CGCT stipulent que toutes les informations, y compris les convocations, peuvent être communiquées de manière électronique. La seule contrainte est le respect d’un délai de douze jours avant la réunion du conseil.
Dans ces contextes, « KBox » offre une solution complète pour la gestion des convocations et des documents associés, en respectant toutes les exigences légales et réglementaires.
Une solution globale
La KBox répond au final a une demande d’instantanéité et de mobilité de plus en plus prégnante chez les élus.
Recevoir sa convocation électronique, travailler de concert avec d’autres élus. Mais également pouvoir travailler de n’importe où en emportant simplement sa tablette ou son ordinateur.
Enfin la KBox s’intègre parfaitement dans le cycle complet des actes avec :
